KI-Telefonassistent für Handwerksbetriebe

Das Telefon klingelt, wenn beide Hände voll sind

Auf dem Gerüst, unter dem Waschbecken, im Schacht: Es gibt Stellen, an denen du nicht rangehen kannst. Und es gibt Tage, an denen es dauernd klingelt, während du versuchst, ein Bad fertigzubekommen.

Wer keinen erreicht, wählt die nächste Nummer. Ein Anruf, der auf der Mailbox landet, ist selten ein Anruf, der später wiederkommt. Was an verpassten Anrufen im Jahr hängen bleibt, kannst du dir im Anruf-Rechner grob durchrechnen.

Es geht nicht darum, jeden Anruf sofort zu erledigen. Es geht darum, dass keiner verloren geht.

Was passiert, wenn Anja rangeht

1. Sie meldet sich mit deinem BetriebsnamenNicht mit „Prezaro", nicht mit einer Bandansage. Für den Anrufer klingt es nach deinem Büro.
2. Sie sagt, dass sie eine KI istGleich zu Beginn, nicht im Kleingedruckten. Wer lieber mit einem Menschen sprechen will, sagt das und bekommt den Weg dorthin.
3. Sie nimmt Name, Anliegen und Rückrufnummer aufMehr nicht. Kein Ausfragen, kein Formular am Telefon.
4. Die Notiz kommt bei dir anPer Telegram, E-Mail oder SMS – je nachdem, was dein Betrieb ohnehin nutzt.

Danach liegt der Ball wieder bei dir: Du siehst, wer angerufen hat und worum es geht, und entscheidest selbst, wen du zuerst zurückrufst.

Zu laut auf der Baustelle? Dann kommt der Link per SMS

Was Anja nicht macht

Besser vorher ehrlich als hinterher erklärt:

• Sie entscheidet nichts. Anja nimmt auf und leitet weiter. Das war es.
• Keine verbindlichen Termine. Sie trägt niemanden fest in deinen Kalender ein und sagt keinen Termin zu.
• Keine Preisauskunft. Was ein Auftrag kostet, sagst du, nachdem du weißt, worum es geht.
• Keine Notdienst-Einschätzung. Sie beurteilt nicht, ob ein Fall dringend ist oder bis Montag Zeit hat.

Zurück rufst du, nicht die KI. Anja sorgt nur dafür, dass du weißt, wen und weshalb.

Was mit den Angaben passiert

Gegenüber KI am Telefon gibt es Vorbehalte. Deshalb der Ist-Zustand, ohne Beiwerk:

• Anja weist zu Gesprächsbeginn darauf hin, dass sie eine KI ist. Das ist keine Kulanz, sondern Pflicht: EU AI Act, Artikel 50.
• Vor der Abfrage von Name und Nummer nennt sie, wofür die Angaben verwendet werden und dass sie nicht weitergegeben werden.
• Aufgenommen wird nur, was der Anrufer selbst nennt. Anja fragt nichts darüber hinaus ab.
• Für Betriebe mit höheren Anforderungen ist eine Variante mit Verarbeitung auf einem eigenen Server in Deutschland in Vorbereitung. Verfügbar ist sie noch nicht. Wenn dein Betrieb darauf angewiesen ist, sag das im Gespräch. Dann warten wir darauf, statt dir jetzt etwas einzurichten, das dir nicht reicht.

Wer KI grundsätzlich ablehnt, wird das über einen Text nicht ändern. Der schnellste Weg ist, selbst zu hören, was Anja sagt und was sie fragt: 0261 29584940.

Telefonservice, Sekretariat oder KI-Assistent?

Es gibt mehrere Wege, das Telefon nicht selbst abnehmen zu müssen, und keiner passt für jeden Betrieb.

• Anrufbeantworter. Kostet nichts und nimmt selten etwas auf, mit dem du arbeiten kannst. Viele Anrufer legen wieder auf, statt aufzusprechen.
• Telefonservice oder Büroservice. Ein Mensch am Apparat, meist nach Minuten oder Anrufen abgerechnet. Stark, wenn Rückfragen nötig sind: ein Mensch merkt, wenn ein Anliegen anders liegt als gedacht.
• Eigene Bürokraft. Die beste Lösung, sobald genug Arbeit für eine Stelle zusammenkommt. Bei drei Mann im Betrieb selten der Fall.
• KI-Telefonassistent. Nimmt rund um die Uhr an, auch mehrere Anrufe gleichzeitig, zum festen Monatspreis. Dafür entscheidet er nichts und erkennt keine Zwischentöne.

Grob gesagt: Geht es darum, dass überhaupt jemand rangeht und die Nummer festhält, reicht Anja. Sollen am Telefon Entscheidungen fallen, brauchst du einen Menschen.

Was das kostet

Anja gibt es ab 79 € im Monat, netto zzgl. 19 % MwSt. Darin steckt die eingerichtete Linie mit deinem Betriebsnamen, die Aufnahme von Name, Anliegen und Rückrufnummer und die Zustellung der Notiz.

Nach oben bewegt sich der Preis über den Umfang: wie viele Anrufe zusammenkommen, wie viele Linien oder Standorte es sind und was zusätzlich angebunden werden soll. Alle Positionen stehen auf der Preisseite.

Für welche Gewerke das passt

Das Problem ist gewerkeübergreifend dasselbe: Wer mit den Händen arbeitet, kann nicht gleichzeitig telefonieren. Am Ablauf ändert es nichts, ob du Elektro, Sanitär und Heizung, Maler, Trockenbau, Dachdecker, Fliesenleger, Schreinerei oder Garten- und Landschaftsbau machst.

Der Schwerpunkt liegt in Koblenz und Umgebung: Neuwied, Andernach, Mayen, Lahnstein, Montabaur und der Westerwald. Eingerichtet wird ohnehin aus der Ferne, ein Telefonassistent ist deshalb bundesweit lieferbar. Nur zum Erstgespräch kommt Markus bei Betrieben in der Nähe auch persönlich vorbei.

Häufige Fragen